10486205_10202321410416710_4197429999345199805_n

LOKAKARYA

Pengembangan Kinerja Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)di Provinsi Kalimantan Tengah

Kalimantan Tengah menjadi salah satu daerah yang dipilih dari tiga daerah yang menjadi Pilot atau daerah percontohan untuk penerapan “Open Government Indonesia” selain Kota Ambon dan Kabupaten Indragiri Hulu. Provinsi Kalteng terpilih karena beberapa alasan antara lain telah memiliki Komisi Informasi Daerah, Peringkat 1 Indeks Demokrasi Indonesia 2009, menjadi nominasi Innovative Government Awards 2011 dan sejalan dalam prinsip keterbukaan melalui skema REDD+.

Sejalan dengan hal tersebut, salah satu mandat UU Keterbukaan Informasi Publik (KIP) No 14 tahun 2008 adalah adalah bagaimana Badan Publik bisa menjadi media penyediaan informasi terkait dengan sektoralnya masing, masing dengan membentuk PPID. PP 61 Tahun 2010 menyatakan bahwa Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, selanjutnya disingkat PPID, adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di Badan Publik. Di Kalimantan Tengah telah terbentuk PPID Utama melalui SK Gubernur Kalimantan Tengah sejak Maret  2013 yakni selaku PPID utama ada di Dinas perhubungan, Komonikasi dan Informasi (Dishubkominfo), namun semenjak Desember 2013 PPID utama beralih di Biro Mumas dan Protokoler Setdaprovinsi Kalimantan Tengah dengan SK Gubernur No. 188.44/1099/2013.

Dalam rangka menggerakkan semangat keterbukaan, dan juga mendukung upaya pemerintah Provinsi Kalimantan Tengah dalam mewujudkan Pemerintahan yang terbuka, dengan perangkat PPID yang bekerja sesuai dengan standar operasional prosedur (SoP) dalam melayani informasi publik, maka perlu dibangun sebuah agenda kegiatan yang menjadi sarana penguatan bagi kinerja PPID di Kalimantan Tengah agar mampu melaksanakan topoksinya secara efektif dan professional.

Kegiatan diskusi/ Lokakarya  ini dilaksanakan berkat dukungan Forest Watch Indonesia (FWI) dan kerjasama dengan PPID Setda Provinsi Kalimantan Tengah JARI Indonesia Kalimantan Tengah.  Dilaksanakan pada Kamis/ 14 Agustus 2014 di Aula TRAINING CENTER REDD+, Kesbangpol Building jln. Yos Sudarso no. 08 Palangka Raya.

Peserta kegiatan yang hadir pada saat lokakarya terdiri dari PPID utama dan PPID pembantu (SKPD) dan ada beberapa representative perwakilan dari PPID Utama Kabupaten Barito Selatan dan ada dari Kabupaten Kapuas dengan total jumlah peserta yang hadir adalah sebanyak 40 orang

Dari serangkaian kegiatan yang dilaksanakan memang masih tercatat dan dirasakan beberapa kekurangan dari sisi teknis pelaksanaan dan juga para pihak yang dilibatkan. Untuk itu beberapa catatan penting yang bisa menjadi pembelajaran dari kegiatan lokakarya ini antara lain:

¨  Proses secara keseluruhan berjalan lancar, namun ada beberapa undangan yang seharusnya bisa dilibatkan dan menjadi representative dari kegiatan ini tidak bisa dihadirkan, antara lain: PPID Seruyan, PPID Murung Raya, PPID Kotawaringin Timur.

Demikian juga dengan Dinas Kehutanan Kabupaten Barito Selatan yang juga seharusnya menjadi representative penting dari kegiatan ini, karena kegiatan GFI sebelumnya adalah mengenai Tatakelola Kehutanan di Barito Selatan, dan kelemahan mengenai transfaransi dan partisipasi sector kehutanan adalah yang menjadi justifikasi terlaksananya agenda ini. Ketidak hadiran dari Dinas kehutanan Barsel mungkin dikarenakan kurangnya komunikasi kepanitiaan dengan pihak Dinas Kehutanan, walau pun undangan telah disampaikan namun penjelasan mengenai akomodasi dan transfortasi tidak sempat terkomunikasikan dengan baik.

Kemudian penjelasan mengenai PPID 3 kabupaten lain yang tidak diundang dikarenakan informasi yang tidak diketahui oleh panitia, hal ini dimungkinkan karena PPID di ketiga kabupaten itu berkoordinasi dengan Dishubkominfo bukan dengan PPID utama yakni di Biro Humas dan Protokol sehingga kepanitiaan kita yang juga bekerjasama dengan Setda provinsi Kalimantan Tengah tidak mendeteksi adanya PPID di ketiga kabupaten tersebut.

Indikasi ini menunjukan adanya monopoli dari Dishubkominfo dan kurangnya koordinasi dari PPID kabupaten dan PPID Utama di Biro Humas dan Protokol yang kemudian berdampak pada system dan mekanisme koordinasi diantara badan PPID lingkup provinsi Kalimantan Tengah. PPID utama seyogyanya segera bertindak dan mengambil tupoksinya dalam memayungi PPID Pembantu dan PPID kabupaten serta bersinergi dalam menyusun mekanisme (SoP) untuk kinerja PPID dan dalam penyusunan SIP/ DIP.

¨  Dari hasil pemaparan dan diskusi yang dilaksanakan, teridentfikasi beberapa kendala dalam mekanisme implementasi UU KIP di Badan Publik, terutama di PPID. Kondisi ini dikarenakan PPID masih dianggap sesuatu yang baru, dan belum ada kegiatan khusus sebelumnya yang mengakomodir PPID untuk bisa memahami perangkat, tugas dan tanggungjawab, bahkan landasan/ payung hukum.

Kerja – kerja PPID masih dianggap beban tambahan di lingkup struktural instansi pemerintahan yang ada, terdapat kelemahan dari sisi SDM yakni berupa Kapasitas (Pemahaman mengenai pelayanan informasi dan Daftar Informasi; terbuka dan atau dikecualikan) serta  kuantitas (jumlah Staff) yang mengurusi kerja-kerja PPID.

Persoalan anggaran juga menjadi persoalan, untuk operasional pelayanan informasi terutama terkait dengan perangkat elektronik serta secretariat pelayanan. Pengarsipan juga membutuhkan pembiayaan dan juga mekanisme khusus sehingga memudahkan dalam pelayanan data.

System koordinasi antara PPID Utama, PPID Pembantu (PPID SKPD) juga PPID Kabupaten belum terbangun, terutama terkait mekanisme pengumpulan daftar informasi, mekanisme untuk koordinasi jika ada sengketa, dan uji konsekuensi terhadap informasi yang dikecualikan (pertimbangan-pertimbangannya). Selain itu persoalan jabatan struktural di tubuh institusi pemerintah dimana jabatan/ eselon yang lebih rendah akan sulit meminta kerjasama dan atau koordinasi terkait program keterbukaan informasi (dalam hal ini kerja-kerja PPID). Tingginya egosentris (sektoral) menghambat gerak dan atau langkah PPID Utama dalam mengkoordinasikan peran, dan fungsi PPID Utama.

Berbagai hal teknis yang telah dicatat di atas hendaknya disistematiskan menjadi sebuah PERGUB, dimana terkait dengan pelayanan informasi yang telah ada PERDAnya yakni Perda No. 5 tahun 2013 hendaknya menjadi lebih detail dan lebih operasional dengan membuat PERGUB sebagai kekuatan hukum yang lebih memayungi kerja-kerja PPID. Terkait dengan kurangnya staff di PPID yang mampu mengelola Desk pelayanan informasi maka bisa di antisipasi dengan Kepala PPID/ Pimpinan PPID bersurat ke BKD (Badan Kepegawaian Daerah) dan atau Gubernur/ Bupati untuk penambahan staff lingkup kerja Biro dan atau Bidang di Instansi terkait yang mengelola PPID. Berkenaan dengan anggaran adalah jika dimungkinkan melakukan hearing dengan DPRD untuk meminta dukungan.

Terkait dengan berbagai hal tersebut diatas, maka yang bisa dilakukan untuk mempercepat kinerja PPID dalam mempersiapkan perangkat dan mekanisme kerja, maka beberapa hal ini bisa menjadi langkah alternative yang bisa dilakukan yakni:

  1. Melakukan workshop untuk membangun mekanisme koordinasi yang disepakati, terutama terkait dengan penyusunan DIP/ SIP dan juga terkait mekanisme Uji Konsekuensi (bisa melibatkan Biro Hukum) dan PPID Pembantu (SKPD) dan atau Kabupaten.
  2. Membuat SoP untuk operasional dan teknis kerja PPID
  3. Persiapan/ memfasilitasi  untuk perangkat pelayanan (information Desk), berupa unit pelayanan, media On Line dan Off Line termasuk Website
  4. Pembuatan draff dan penyusunan PERGUB teknis PPID (hasil, workshop dan SoP bisa menjadi bahan masukan untuk PERGUB)
  5. Sosialisasi UU KIP, Perda 5/ 2013 dan PERGUB
  6. Monitoring dan evaluasi terkait kerangka pelaporan untuk pengajuan invormasi (rekapitulasi) dan juga sengketa (jika ada).

¨  Tentunya dalam mensukseskan kerja-kerja PPID dan dalam rangka mewujudkan OPEN GOVERNANCE  (Pemerintahan Terbuka) di Kalimantan Tengah membutuhkan komitmen dari semua pihak dan kemauan untuk lebih membuka diri akan gerakan keterbukaan, dimana segala sesuatunya sekarang bukan lagi menjadi rahasia Negara, dan informasi yang dikecualikan sifatnya sangat sempit dan terbatas pada hal-hal yang diatur sesuai dengan pasal 17 UU KIP tahun 2008. Keterbukaan informasi akan membangun sinergisitas dan juga meminimalisir penyimpangan dalam pelaksanaan pembangunan, dan memberikan peluang lebih besar untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat.